El armado y exposición de presentaciones en el ámbito laboral es algo muy común y recurrente, ya sea para proyectos, propuestas, análisis de situación o resultados. En Fuego Yámana a menudo colaboramos con empresas en este tipo de tareas, ya sea desde la etapa de contenido o enfocándonos en la parte visual, para diseñar presentaciones de alto impacto que comuniquen de forma clara e interesante los mensajes clave.
Sin embargo, es frecuente que alguien que inicia un proyecto en blanco, no sepa por dónde comenzar. Es por eso que en esta nota resumiremos los pasos más importantes a seguir para lograr una presentación efectiva, así como los errores más comunes a evitar.
Pasos principales para crear presentaciones efectivas
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Analizar la situación y la audiencia de la presentación
A la hora de planear una presentación es muy importante tener en cuenta el contexto, así como el público al que será expuesta. Factores tanto espaciales como temporales, influyen en la forma en que podemos preparar y exponer nuestro contenido. No es lo mismo tener 10 minutos para defender nuestra idea frente a 40 personas, que si contamos con 1 hora para hablar cómodamente con 3 o 4 personas en una sala de reunión.
Además es fundamental plantear el contenido en base a la audiencia, para ello tenemos que tomar en consideración quiénes son, cuánto saben del tema, cuáles son sus necesidades, motivaciones o intereses respecto a lo que vamos a presentarles. Entender sus “pain points” hará que podamos apelar más directamente a lo que les sucede o están esperando.
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Tener en claro los objetivos a alcanzar
En el caso de las presentaciones, el objetivo a alcanzar se refiere al propósito o motivo por el que la hacemos ¿qué queremos lograr o qué esperamos que suceda luego de nuestra exposición?
Empezar por establecer el objetivo e idea central de nuestra presentación, nos ayudará a pensar estratégicamente el contenido, definir los puntos principales y el mejor recorrido para alcanzar nuestro propósito.
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Desarrollar el contenido de la presentación
Luego de haber definido los objetivos, debemos focalizarnos en el cuerpo (la sustancia) de nuestra presentación. Primero debemos identificar las ideas principales o temas que trataremos, generalmente se recomienda que no sean más de 2-5 puntos.
A su vez, es importante determinar el orden que creemos que será más efectivo para transicionar de punto a punto, logrando claridad en el mensaje y mayores chances de éxito. Hay muchas formas de estructurar una presentación, las más comunes suelen ser por orden cronológico, temático, problema/ solución, causa/ efecto o efecto/ causa o espacial.
Definir los puntos principales con su correcto desarrollo (no demasiado extenso pero que tampoco sea insuficiente) y el orden en que se mostrarán, es una de las tareas más importantes para lograr una presentación efectiva.
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No olvidar la introducción y conclusión
Más allá del corazón de una presentación, no debemos olvidar la importancia que tienen la introducción y la conclusión. Estas dos partes, generalmente se desarrollan último y deben estar planeadas.
La importancia de la introducción es que nos permite presentarnos ante la audiencia: contarles quiénes somos y cuáles son nuestras competencias para tratar el tema del día, o qué hemos hecho anteriormente que resulta relevante para esta presentación. Durante este primer momento, además, captamos la atención de quienes van a escucharnos y realizamos un pantallazo general de lo que tratará el desarrollo.
Al llegar al final, la conclusión nos permite recapitular los temas principales tratados, volviendo a remarcar la idea principal de la presentación, abriendo el espacio a preguntas, compartiendo los datos de contacto o invitando a la acción.
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Prestar atención al diseño
Por último, pero tan importante como todos los otros puntos, está la parte visual de nuestra presentación. Diseñar contenido interesante y atractivo, puede ser una tarea muy desafiante, especialmente para quienes no se dedican a eso.
Lo que debemos lograr es que nuestra comunicación sea clara, simple y legible, osea, que la parte visual acompañe la exposición y la complemente, sin distraer o confundir.
A continuación, resumimos algunos tips a tener en cuenta y errores a evitar al realizar tus presentaciones.
Diseño de presentaciones de alto impacto
Tipografías y colores
La selección de tipografías debe ser acorde a la legibilidad y visibilidad que tendrán. Tamaños tipográficos muy pequeños, fuentes muy delgadas o intrincadas dificultan la lectura, generando ruido innecesario y distracción de la audiencia al tratar de leerlo. Obviamente que en este caso habrá que analizar el soporte dónde se verá la presentación y la distancia del público para visualizarlo correctamente. Una buena alternativa puede ser utilizar tipografías más negritas o interesantes para los títulos, y opciones más clásicas, simples de decodificar, para los textos más largos.
Una nota importante a considerar es que, si la presentación será compartida en formato editable con otras personas, debemos asegurarnos que tengan instaladas las tipografías utilizadas en su dispositivo para poder visualizar el contenido correctamente. De lo contrario, será mejor emplear fuentes comunes o de sistema, o asegurarse de compartir las presentaciones en formato pdf.
A la hora de trabajar con el color hay que tener especial cuidado con el contraste entre el fondo y el contenido. Un texto amarillo sobre blanco, por ejemplo, puede ser difícil de leer al ser ambos muy claros. Por otro lado, un texto rojo sobre verde, es posible que contraste demasiado y su vibración no permita leerlo correctamente.
En general recomendamos que las presentaciones institucionales o corporativas utilicen tonos neutros o partan de la paleta de color de la marca, para construir una imagen consistente con su identidad.
Este es un ejemplo de templates genéricos desarrollados para Alhambra Advisors, donde se indican layouts recomendados, colores a utilizar y tipografías.
Apoyo visual en las presentaciones
Cuando hablamos de apoyos visuales, nos referimos a fotografías, ilustraciones, íconos, gráficos, diagramas, etc. que se utilizan en las presentaciones y las hacen más efectivas. ¿Por qué? Principalmente porque un gráfico bien diseñado es más fácil de comprender que palabras sueltas.
Sirven para explicar o ilustrar con mayor claridad nuestro mensaje, facilitando su comprensión. Además, hacen que la presentación resulte más interesante de observar. Es importante asegurarse de que el uso de un apoyo visual esté justificado (tenga una razón de ser), sea acorde a los mensajes y tenga un diseño cuidado que simplifique y no complique la comprensión.
En esta presentación para Advancio, utilizamos íconos, infografías, gráficos e imágenes para ilustrar el contenido.
Menos es más
Muchas veces se cree que diseñar es aplicar efectos, utilizar diversidad de herramientas y artilugios para llenar la hoja. Sin embargo, esto puede ser contraproducente en cuanto a permitir una comunicación clara y efectiva, ya que muchos colores y elementos, pueden generar distracción y no permitir interpretar el mensaje principal correctamente.
Es por eso que decimos que “menos es más”. Es importante analizar con criterio cuáles elementos son necesarios y aportan valor a la comunicación visual, y cuáles son prescindibles.
Errores a evitar en las presentaciones
Por último, hay algunas cuestiones que debemos evitar al diseñar una presentación, para lograr los mejores resultados:
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Sobrediseñar
Es mejor algo simple y claro que algo rebuscado o recargado que no se entienda.
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Pensar que la parte visual debe decir exactamente todo
Las filminas son un complemento a nuestra comunicación. El mensaje completo, está dado por la oralidad + el contenido escrito + el contenido visual.
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Incluir material irrelevante
Contenido que no sea significativo en cuanto a nuestro objetivo o idea de la presentación, puede generar confusión, demorar innecesariamente nuestra exposición o hacer perder la atención de la audiencia.
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Tardar mucho en llegar al punto principal
Lo mismo sucede cuando estiramos de más el hilo de nuestra presentación, sobre-explicando o haciendo muy extenso el desarrollo de cada idea.
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Dejar de lado información importante
Por el contrario, es importante asegurarse de que cada una de nuestras ideas sea expuesta de manera contundente y clara, contando con la fundamentación o soporte necesarios para comprender lo que estamos tratando.
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Mezclar las ideas
Por último, otro error común es realizar una exposición que resulte poco clara y confusa, por mezclar los temas o conceptos en un vaivén difícil de seguir. Es por eso que resulta muy importante la etapa de planificación de una presentación, en la que definimos la meta e idea principal, reunimos el material y determinamos cuáles son los 3-5 puntos fundamentales a tratar, así como el mejor orden para exponerlos.
Muchas empresas cuentan con templates o master slides, para asegurar una estética consistente y ahorrar tiempo en sus empleados a la hora de preparar presentaciones. Si te interesa contar con este tipo de solución para tu organización ¡escribinos!
Betiana del Río
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